会社から住民票記載事項証明書の用紙を渡されて、「これってコンビニで取れるの？」「自分で全部書いて提出すればいいの？」と迷っている人もいるでしょう。
結論からいうと、会社指定の用紙がある場合は、その紙をコンビニで発行することは基本的にできません。
氏名や住所、生年月日など自分で書く欄を記入し、その内容が住民票と一致していることを市区町村に証明してもらう手続きになる場合があります。
ただし、住民票記載事項証明書の取り扱いは自治体によって違います。
- 住民票記載事項証明書をコンビニで発行できる自治体
- コンビニでは発行できない自治体
- 自治体の様式ならコンビニで発行できるが、会社指定用紙は窓口へ持参する自治体
があります。
そのため、最初に確認するのは「コンビニで取れるか」ではなく「会社から指定用紙を渡されているか」です。
| 手元の状態 | まずすること |
|---|---|
| 会社指定の用紙がある | 指定用紙への証明方法を自治体で確認する |
| 会社指定の用紙がない | 自治体の住民票記載事項証明書を取得する |
| コンビニで取りたい | 自分の自治体が対応しているか確認する |
| 住民票の写ししか取れない | 会社へ代用できるか確認する |
この記事では、会社指定の住民票記載事項証明書について、自分でどこまで書けばいいのか、コンビニで取れるのか、市役所では何をしてもらうのかを提出までの順番に沿って解説します。
会社指定の住民票記載事項証明書はコンビニで取れる？
会社から専用の住民票記載事項証明書を渡されている場合、その用紙そのものをコンビニで完成させることはできないと考えたほうがいいでしょう。
コンビニ交付は、コンビニのマルチコピー機から自治体のシステムで作成された証明書を発行する仕組みだからです。
会社から渡された紙をマルチコピー機へ入れて、市区町村の証明を付けてもらう仕組みではありません。
ここは、次の2つを分けて考えると分かりやすくなります。
| 書類 | 考え方 |
|---|---|
| 自治体の住民票記載事項証明書 | 自治体によってはコンビニ交付できる |
| 会社指定の住民票記載事項証明書 | 指定用紙を自治体窓口へ持参して証明を受ける場合がある |
例えば芦屋市では、通常の住民票記載事項証明書はコンビニで取得できます。
一方で、就職先など提出先が指定した様式がある場合は市役所窓口へ来るよう案内しています。
つまり、
「住民票記載事項証明書をコンビニで取れる自治体＝会社から渡された紙もコンビニで処理できる」
ではありません。
会社指定用紙がある人は、まずその用紙を手元に置いて、住民登録している市区町村の取得方法を確認しましょう。
住民票記載事項証明書の「自分で書く欄」はどこ？
会社指定の住民票記載事項証明書には、本人が記入する部分と、市区町村が証明する部分が一緒になっていることがあります。
本人が記入することが多いのは、次のような項目です。
- 氏名
- 住所
- 生年月日
- 世帯主との続柄
- その他、会社が必要としている住民票上の事項
ただし、用紙にあるすべての空欄を自分で埋めればいいわけではありません。
用紙の下部などに、
- 上記記載事項は住民票の記載と相違ないことを証明する
- 証明年月日
- 市区町村長
- 証明印
といった欄があれば、そこは自治体側が証明する部分と考えられます。
「住民票記載事項証明書は自分で書く」と説明されていても、自分だけで証明書を完成させるという意味ではありません。
本人が必要事項を書き、その内容が住民票に記載された内容と一致していることを自治体に確認・証明してもらう形があります。
住所や氏名は住民票どおりに書く
会社指定用紙へ自分で記入するときに特に注意したいのが、住所です。
普段使っている住所の書き方と、住民票に記載されている住所が完全に同じとは限りません。
例えば、普段は
「1-2-3 ○○マンション101」
と書いていても、住民票上では
「1丁目2番3号 ○○マンション101号室」
などと記載されている場合があります。
さいたま市では、会社などの指定様式へ証明してもらう場合、住所や氏名を住民票に記載されているとおり記入するよう案内しています。
住所を「1丁目2番3号」から「1-2-3」のように省略すると、修正が必要になる場合もあります。
川越市でも、マンション・アパート名や部屋番号まで含め、住民票と同じ方法で記入するよう案内されています。
自分の住民票上の住所が分からない場合は、推測で埋めるより先に自治体へ確認したほうが安全です。
会社指定の用紙をもらったら提出までどうする？
会社から用紙を渡された場合は、次の順番で進めると迷いにくくなります。
1．会社指定の用紙か確認する
まず、会社から渡された紙そのものを提出するよう求められているのか確認します。
会社名や社員番号欄が入っていたり、証明用の欄が用意されていたりする場合は、会社指定様式である可能性があります。
会社指定用紙があるのに、先にコンビニで別の住民票を取る必要はありません。
2．自分で書く欄だけ記入する
氏名、住所、生年月日など、本人が記入するようになっている部分を書きます。
記載するときは、できるだけ住民票の表記に合わせます。
一方、市区町村長名や証明年月日、証明印など自治体が使用する部分には記入しません。
どこまで本人が記入するのか分からない場合は、無理に全部埋めず、自治体窓口で確認しましょう。
3．自分の自治体の取得方法を確認する
次に、住民登録している自治体の公式サイトを確認します。
検索するときは、
「○○市 住民票記載事項証明書」
と自治体名を入れると見つけやすくなります。
「住民票」だけではなく、「住民票記載事項証明書」のページを確認するのがポイントです。
4．指定用紙を自治体窓口へ持っていく
自治体が指定用紙への証明に対応している場合は、記入した会社指定用紙を市役所や区役所などの窓口へ持参します。
窓口では、記載された氏名や住所などが住民票上の内容と一致しているか確認され、証明を受けます。
本人確認書類や手数料など、必要なものは自治体によって異なります。
窓口へ行く前に公式サイトで確認しておきましょう。
5．証明された用紙を会社へ提出する
自治体による証明が終わったら、その書類を会社へ提出します。
つまり、会社指定用紙の場合は、
会社から用紙を受け取る → 自分の欄を書く → 自治体で証明してもらう → 会社へ提出する
という流れです。
住民票記載事項証明書がコンビニで取れるかは自治体によって違う
会社指定用紙がない場合は、自治体が発行する住民票記載事項証明書を提出することがあります。
この場合、コンビニで取得できるかどうかは自治体によって異なります。
全国どこでも同じではありません。
| 自治体の例 | コンビニでの取り扱い |
|---|---|
| 芦屋市 | 住民票記載事項証明書を取得できる。ただし提出先指定様式は窓口 |
| 川越市 | 住民票記載事項証明書を取得できる。持込用紙への証明は窓口 |
| 武蔵野市 | 住民票記載事項証明書はコンビニ交付対象外 |
| さいたま市 | 住民票記載事項証明書はコンビニで取得できない |
地方公共団体情報システム機構のコンビニ交付案内にも住民票記載事項証明書は対象となり得る証明書として掲載されていますが、実際に取得できる証明書の種類は市区町村によって異なると案内されています。
ネットで「コンビニで取れた」という人を見つけても、自分の自治体でも取れるとは限りません。
コンビニの画面に「住民票記載事項証明書」が出てこない場合
マイナンバーカードを持ってコンビニへ行ったものの、マルチコピー機に「住民票記載事項証明書」が表示されないこともあります。
その場合、操作方法を間違えているとは限りません。
住んでいる自治体が住民票記載事項証明書のコンビニ交付に対応していない可能性があります。
「住民票の写し」は表示されるのに「住民票記載事項証明書」がないケースもあります。
名前は似ていますが、別の証明書として扱われています。
この場合は「住民票の写し」を代わりに買う前に、自治体の公式サイトと会社の提出指示を確認してください。
会社指定用紙がない場合はどうする？
会社から、
「住民票記載事項証明書を提出してください」
と言われただけで、専用の紙を渡されていない場合もあります。
この場合は、自治体が用意している様式の住民票記載事項証明書を取得する方法があります。
例えばさいたま市では、会社などから指定された書類がない場合、市の書式で交付すると案内しています。
川越市でも、提出先の指定用紙がない場合は市の様式で発行しています。
つまり、
- 会社指定用紙あり → その用紙への証明方法を確認
- 会社指定用紙なし → 自治体様式の住民票記載事項証明書を取得
と考えると分かりやすいでしょう。
住民票の写しで代用してもいい？
コンビニで住民票記載事項証明書が取れないと、代わりに「住民票の写し」を提出したくなるかもしれません。
ただし、自己判断で置き換えず、会社へ確認してください。
住民票の写しと住民票記載事項証明書は同じものではありません。
住民票記載事項証明書は、住民票に記載されている事項のうち、必要な項目について証明する書類です。
会社が住民票記載事項証明書を指定しているなら、その書類でなければ受け付けてもらえない可能性があります。
特に会社から専用用紙まで渡されているなら、住民票の写しを先に取得するより、
「この用紙を市役所で証明してもらえばいいですか？」
と確認したほうが確実です。
マイナンバーや本籍は書いたほうがいい？
会社へ提出する書類だからといって、住民票に記録されている項目をすべて記載する必要があるわけではありません。
特に、
- マイナンバー
- 本籍
- 筆頭者
- 住民票コード
などについては、会社から求められていないのに自己判断で追加する必要はありません。
会社指定用紙なら、基本的にはその用紙で求められている項目を確認します。
何を記載すればいいのか分からない場合は、会社の担当者か自治体窓口へ確認しましょう。
会社指定の住民票記載事項証明書でよくある疑問
住民票記載事項証明書は自分で書いて提出するだけ？
会社指定用紙の場合、本人が氏名や住所などを記入したあと、市区町村による証明が必要になることがあります。
自分で記入しただけの用紙をそのまま会社へ提出するとは限りません。
用紙に市区町村長や証明年月日、証明印などの欄がある場合は、自治体で証明を受ける形式か確認してください。
会社指定の用紙はコンビニに持っていけばいい？
会社指定用紙への証明は、自治体窓口への持参が必要になる場合があります。
住民票記載事項証明書そのものをコンビニ交付できる自治体でも、会社指定用紙への証明は別扱いになることがあります。
マイナンバーカードがあれば必ずコンビニで取れる？
いいえ。
マイナンバーカードを持っていても、住んでいる自治体が住民票記載事項証明書のコンビニ交付に対応していなければ取得できません。
会社指定用紙をなくしたら市役所でもらえる？
会社独自の指定用紙であれば、市役所で同じ用紙をもらえるとは限りません。
会社へ再発行を依頼するか、自治体様式の住民票記載事項証明書でもよいか会社へ確認してください。
住所を間違えて書いたらそのまま証明してもらえる？
住民票記載事項証明書は住民票に記録されている内容を証明する書類なので、住民票と異なる記載があれば修正が必要になる場合があります。
特に住所は「1丁目2番3号」を「1-2-3」と省略せず、住民票どおりに記入するよう案内している自治体もあります。
迷ったら「会社指定の紙があるか」で判断すればいい
会社から住民票記載事項証明書を求められたら、まず会社指定の用紙があるかを確認してください。
指定用紙があるなら、その紙に本人が記入する欄を書き、自治体で証明を受ける方法を確認します。
指定用紙がないなら、自治体が発行する住民票記載事項証明書を取得します。
最後にもう一度、判断順をまとめます。
| 状況 | 対応 |
|---|---|
| 会社から専用用紙を渡された | 自分の欄を記入し、指定用紙への証明方法を自治体に確認 |
| 会社から用紙を渡されていない | 自治体様式の住民票記載事項証明書を取得 |
| コンビニで取りたい | 自分の自治体がコンビニ交付に対応しているか確認 |
| 指定用紙をコンビニで処理したい | コンビニではなく自治体窓口での証明方法を確認 |
| 住民票の写ししか取れない | 代用できるか会社に確認 |
「マイナンバーカードがあるから、とりあえずコンビニで住民票を取る」ではなく、会社指定用紙の有無を先に確認するのがポイントです。
会社指定用紙がある場合は、氏名や住所など必要な部分を住民票どおりに記入し、その用紙への証明をどこで受けられるのか自治体公式サイトで確認してください。
これなら、不要な住民票をコンビニで発行してしまったり、会社へ違う書類を持っていったりする失敗を避けやすくなります。
