退職届を書こうとして、「退職日はいつにする？」「提出日は今日の日付？」「退職願との違いは？」と手が止まっていませんか。
会社指定の様式がなければ、退職届・退職願はこの記事のテンプレートを自分の情報に置き換えて作成できます。先に押さえるポイントは次の3つです。
- 退職する意思が固まっているなら、一般には退職届を使う
- 退職日には最後に在籍する日、提出日には会社へ出す日を書く
- 書く前に、雇用契約の期間・就業規則・会社指定フォーマットを確認する
この記事では、縦書き・横書きのコピペ用テンプレート、封筒の選び方、提出方法、会社が受け取らない場合の進め方まで順番に解説します。
退職届・退職願・辞表の違い
退職届と退職願は、法律で名称や書式が統一された書類ではありません。実際の意味は、書類の題名だけでなく、本文や提出までのやり取りを含めて判断されます。そのうえで、一般的な実務上の使い分けは次のとおりです。
| 書類 | 一般的な意味 | 使う場面の目安 |
|---|---|---|
| 退職届 | 退職する意思を会社へ伝える | 退職の意思が固まっている |
| 退職願 | 合意による退職を会社へ申し込む | 退職日などを相談して決めたい |
| 辞表 | 役職を辞する意思などを伝える | 会社役員や公務員など。一般の会社員は通常、退職届・退職願を使う |
「退職願なら必ず撤回できる」「退職届なら出した瞬間に必ず退職が確定する」とは限りません。撤回したい事情や会社との争いがある場合は、自己判断で書類を出し直さず、労働局の総合労働相談コーナーや弁護士へ相談してください。
なお、この記事は主に期間の定めがない労働契約を前提にしています。契約社員などの有期労働契約は、契約期間の途中で辞める場合のルールが異なります。
退職届の書き方テンプレート【コピペ用】
退職する意思が固まっている人は、次の文例を使えます。会社指定の書式がある場合は、指定書式を優先してください。
縦書きで作る場合の文例
縦書きでは、一般に次の順で記載します。実際に縦書きする際は、右から左へ列を移します。
退職届 私儀 このたび、一身上の都合により、 令和○年○月○日をもって退職いたします。 令和○年○月○日 ○○部○○課 ○○ ○○ 印 株式会社○○○○ 代表取締役 ○○ ○○ 殿
横書きで作る場合の文例
退職届 株式会社○○○○ 代表取締役 ○○ ○○ 殿 私儀 このたび、一身上の都合により、 令和○年○月○日をもって退職いたします。 令和○年○月○日 ○○部○○課 ○○ ○○ 印
和暦・西暦はどちらでも構いませんが、書類内で表記を統一します。押印の要否は会社の指定に従ってください。
退職願の書き方テンプレート【コピペ用】
退職願では、本文を「退職いたします」ではなく「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」とします。
縦書きで作る場合の文例
退職願 私儀 このたび、一身上の都合により、 令和○年○月○日をもって退職いたしたく、 ここにお願い申し上げます。 令和○年○月○日 ○○部○○課 ○○ ○○ 印 株式会社○○○○ 代表取締役 ○○ ○○ 殿
横書きで作る場合の文例
退職願 株式会社○○○○ 代表取締役 ○○ ○○ 殿 私儀 このたび、一身上の都合により、 令和○年○月○日をもって退職いたしたく、 ここにお願い申し上げます。 令和○年○月○日 ○○部○○課 ○○ ○○ 印
日付・退職理由・宛名の書き方
退職日には「最後に在籍する日」を書く
退職日は、最終出勤日と同じとは限りません。たとえば、3月15日を最終出勤日として、その後に有給休暇を使い、3月31日付で退職するなら、書類に記載する退職日は3月31日です。
会社と退職日をまだ調整していない場合、希望日を一方的に書く前に、雇用契約と就業規則を確認してください。
提出日には「会社へ出す日」を書く
持参するなら手渡す日、郵送するなら発送する日を記載するのが一般的です。作成日と提出日がずれたときは、提出日に合わせて書き直すと混乱を防げます。
自己都合の退職理由は「一身上の都合」でよい
自己都合で辞める場合、退職届に人間関係や待遇への不満を詳しく書く必要はありません。退職理由は「一身上の都合により」と簡潔に記載します。
会社都合退職に当たる可能性があるのに「一身上の都合」と書くよう求められた場合は、離職理由の扱いに影響するおそれがあります。納得できないまま提出せず、ハローワークや労働局へ相談してください。
宛名は会社の代表者、敬称は「殿」
提出先が直属の上司でも、書面の宛名は会社の代表者とするのが一般的です。会社名・代表者の役職・氏名を正式名称で確認し、氏名の後ろに「殿」を付けます。自分の氏名は代表者名より下に置きます。
退職後に必要な手続きとお金も、退職日を決める前に確認しておくと安心です。
手書き・パソコン、縦書き・横書きはどれを選ぶ？
法律上、退職の意思表示に全国共通の用紙やレイアウトが決められているわけではありません。選ぶ順番は次のとおりです。
- 会社指定のフォーマットがあれば使う
- 指定がなければ、就業規則や過去の社内例を確認する
- 特に決まりがなければ、手書き・パソコン、縦書き・横書きのどれでも読みやすい方法を選ぶ
| 作り方 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| 手書き | 会社に慣例がある、指定用紙へ記入する | 黒の消えないボールペンを使い、修正液ではなく書き直す |
| パソコン | 読みやすさを優先したい、メール添付の指定がある | 氏名だけ自署するか、押印するかは会社の指定を確認する |
| 縦書き | 従来型の書式に合わせたい | 列の順番と宛名の位置を確認する |
| 横書き | パソコンで作る、会社様式が横書き | 宛名・本文・提出日・所属氏名の順を整える |
用紙・封筒の選び方と三つ折りの入れ方
会社指定がなければ、白無地の用紙と封筒を使うと整えやすくなります。
| 項目 | 一般的な選び方 |
|---|---|
| 用紙 | A4またはB5の白無地 |
| A4用紙の封筒 | 長形3号の白無地 |
| B5用紙の封筒 | 長形4号の白無地 |
| 封筒の表 | 中央に「退職届」または「退職願」 |
| 封筒の裏 | 左下に所属部署と氏名 |
用紙は文面が内側になるように三つ折りにします。封筒を裏返して開口部を上に置き、書き出し部分が右上に来る向きで入れるのが一般的です。封をするかどうかは提出方法や会社の指定に合わせます。郵送する場合は、退職届を入れる内封筒とは別に、宛先を書いた郵送用の外封筒を用意してください。
退職届を出す前のチェックリスト
- □ 無期雇用か有期雇用か、雇用契約書で確認した
- □ 就業規則の申出期限と提出先を確認した
- □ 会社指定のフォーマットがないか確認した
- □ 退職日と最終出勤日の違いを確認した
- □ 有給休暇の残日数を確認した
- □ 引き継ぐ業務・データ・取引先を整理した
- □ PC、社員証、鍵などの返却物を確認した
- □ 離職票、源泉徴収票など必要書類の送付先を確認した
- □ 提出する書類のコピーやPDFを手元に残した
日付や宛名を空欄のまま押印せず、完成した状態を見直してから提出します。
退職届はいつまでに出す？2週間ルールと有期契約の注意点
期間の定めがない労働契約では、厚生労働省の解説によると、労働者が退職を申し入れた後、原則として2週間が経過すると労働契約が終了します。会社の「許可」がなければ退職できないという仕組みではありません。
ただし、退職日・有給休暇・引き継ぎを落ち着いて調整するため、まず雇用契約書と就業規則の申出期限を確認し、可能なら余裕をもって申し出るのが現実的です。
一方、契約期間が決まっている有期労働契約を期間途中で辞める場合は、原則として「やむを得ない事由」が必要です。ただし、1年を超える一定の有期契約では、働き始めて1年を経過した後に申し出れば退職できる特則があります。詳しい条件は、厚生労働省の退職・解雇・雇止めの解説で確認できます。
自分の契約がどのルールに当たるか分からない場合や、会社と退職日でもめている場合は、書類の文言だけで解決しようとせず、相談窓口を利用してください。
退職届の提出方法と証拠の残し方
手渡しする場合
就業規則に従い、直属の上司や人事・総務へ提出します。口頭だけで終わらせず、提出した書類のコピーを保管し、提出日時・相手・話した内容をメモしておきましょう。
メールや社内システムで提出する場合
会社が電子提出を認めているなら、指定された方法を使います。送信済みメール、添付したPDF、受付完了画面を保存してください。電子提出の決まりがない場合は、先に人事へ確認したほうが行き違いを防げます。
郵送する場合
会社が受け取らない、出社が難しいなどの事情がある場合は、人事・総務や会社の正式な所在地への郵送を検討します。通常の郵便より、送付記録が残る方法が安全です。
内容証明は「いつ、誰から誰へ、どのような文書を差し出したか」を証明する制度ですが、内容証明だけでは相手に配達した事実までは証明できません。配達の事実も残したい場合は、配達証明を付けます。詳しくは日本郵便の内容証明と配達証明の案内を確認してください。
退職届を受け取ってもらえないときの進め方
上司が「今は受け取れない」「後任が決まるまで認めない」と言ったときは、感情的な言い合いを続けず、次の順で事実を残します。
- 就業規則に記載された提出先を確認する
- 上司だけで止まっているなら、人事・総務にも書面で伝える
- 提出日、相手の回答、メールやチャットを保存する
- 必要に応じて、配達記録が残る郵送方法を使う
- 契約期間や退職日でもめたら、総合労働相談コーナーや弁護士へ相談する
厚生労働省の総合労働相談コーナーは、労働問題の相談を無料・予約不要で受け付け、内容に応じて助言・指導やあっせん、担当機関を案内しています。労働基準監督署がすべての退職トラブルを直接解決するわけではないため、窓口が分からないときは総合労働相談コーナーから始めると整理しやすいでしょう。
退職届を出した後に確認すること
退職届の提出後は、次の項目を会社と確認し、メールなど記録が残る形でそろえます。
- 退職日と最終出勤日
- 有給休暇の残日数と取得予定
- 引き継ぎ方法とデータの保管先
- PC、社員証、鍵、制服などの返却方法
- 最終給与と退職金の支払時期
- 離職票、源泉徴収票、雇用保険被保険者証などの受取方法
- 退職後の連絡先と書類の送付先
退職時の証明書は、使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職理由のうち必要な事項を指定して請求できます。会社には遅滞なく交付する義務があります。詳しくは厚生労働省の退職時の証明に関するQ&Aで確認できます。
なお、2025年12月1日で従来の健康保険証はすべて有効期限を迎えています。マイナンバーカードは会社へ返却しません。資格確認書などについて返却の案内を受けた場合は、加入している保険者や会社へ確認してください。現在の資格確認方法は厚生労働省の資格確認方法の案内で確認できます。
退職後の健康保険・年金・失業給付・ハローワークの手続きを時系列で確認したい人は、次の記事へ進んでください。
退職届・退職願でよくある失敗
退職日と提出日を逆にする
退職日は雇用契約が終わる日、提出日は書類を会社へ出す日です。有給休暇を使う場合は、最終出勤日とも区別してください。
退職届に「お願い申し上げます」と書く
題名を退職届にするなら、本文も「退職いたします」にそろえます。退職願では「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」とします。
退職理由を詳しく書きすぎる
自己都合退職なら「一身上の都合」で簡潔にします。ハラスメントや未払い賃金の記録は、退職届へ長く書くのではなく、日時・場所・発言・証拠を別に整理してください。
会社名・代表者名を略す
「（株）」などの略称を避け、正式な会社名・役職・氏名を書きます。代表者名の漢字も会社サイトや社内資料で確認してください。
訂正印や修正液で何度も直す
日付や氏名など重要な箇所を間違えた場合は、新しい用紙へ書き直すほうが読み間違いを防げます。提出前にコピーやPDFを残しておきましょう。
退職届・退職願のよくある質問
退職届は手書きでないと無効ですか？
手書きでなければ無効になるわけではありません。会社指定の様式がなければ、パソコンで作成する方法もあります。署名・押印を含め、社内ルールを確認してください。
退職届に印鑑は必要ですか？
全国共通で押印が必須と決まっている書類ではありません。ただし、会社様式で押印欄がある場合や就業規則で指定されている場合は、その方法に従います。シャチハタを避けるよう指定されたときは、認印を使います。
退職届はメールだけでも提出できますか？
会社が電子提出を認めていれば、指定方法で提出できます。ルールが分からない場合は人事へ確認し、送信履歴と添付ファイルを保存してください。会社が受領を争いそうな状況では、郵送方法を含め専門窓口へ相談しましょう。
退職日の2週間前に出せば必ず辞められますか？
期間の定めがない労働契約では、退職の申し入れから2週間が原則です。ただし、有期労働契約には別のルールがあります。自分の契約区分、就業規則、退職意思が会社へ届いた日を確認してください。
会社指定の退職届と自分で作った退職届はどちらを使いますか？
会社指定の様式があるなら、まず指定様式を使うのがスムーズです。ただし、様式の交付を理由なく引き延ばされて退職意思を伝えられない場合は、人事への書面連絡や相談窓口の利用を検討してください。
一度出した退職届・退職願は撤回できますか？
撤回できるかは、書類の内容、会社へ到達した時点、会社の承諾の有無などで変わります。「退職願だからいつでも撤回できる」とは限りません。撤回したい場合は、できるだけ早く会社へ伝え、争いがあるなら専門家へ相談してください。
まとめ｜テンプレートを埋める前に退職日と提出先を確認する
退職する意思が固まっているなら退職届、会社と合意して退職日を決めたい段階なら退職願が一般的な目安です。自己都合の退職理由は「一身上の都合」とし、退職日・提出日・宛名を正確に記載します。
書き方より重要なのは、雇用契約と就業規則を確認し、退職意思が会社へ届いた記録を残すことです。有期契約、会社の受取拒否、ハラスメント、未払い賃金などが絡む場合は、一人で結論を出さず、公的な相談窓口や弁護士を利用してください。
退職後の仕事がまだ決まっていない人は、生活費・失業給付・職業訓練を含めて次の選択肢を整理できます。
