退職証明書は必要だけれど退職理由まで書いてほしくない。会社の書式に理由欄があると空欄で発行してもらえるのか不安になることがあります。
退職証明書は必要な項目だけを選んで請求できます。退職理由を請求しなければ会社はその事項を記載してはいけません。「在籍期間と退職日の証明をお願いします。退職の事由は請求しません」と範囲を具体的に伝えましょう。
この記事では請求する項目の決め方とメール例文、退職理由が記載されて届いた場合の再交付依頼を紹介します。
退職証明書に退職理由を書いてほしくないときは請求項目から外せる
労働基準法第22条第1項では退職する労働者から証明を求められた場合、会社は遅滞なく交付することとされています。同条第3項では本人が請求していない事項の記載を禁止しています（e-Gov法令検索・労働基準法第22条）。
証明の対象は使用期間・業務の種類・事業における地位・賃金・退職の事由です。5項目すべてを請求する必要はありません。
| 法律上の項目 | 具体的な内容 | 今回の請求で考えること |
|---|---|---|
| 使用期間 | 入社日から退職日までの在籍期間 | 在籍した期間と退職日を証明したい場合に指定する |
| 業務の種類 | 従事した仕事の内容 | 職務経験の確認に必要か提出先へ聞く |
| 事業における地位 | 役職など | 役職の証明が必要な場合に指定する |
| 賃金 | 給与額など | 不要なら請求しない |
| 退職の事由 | 自己都合・定年・解雇など。解雇の場合はその理由も含む | 書いてほしくない場合は請求しないことを明示する |
厚生労働省の「確かめよう労働条件」でも希望する事項だけを記載した証明書を受け取れると説明しています（退職時の証明書に関するQ＆A）。
「退職日」と「退職理由」は別の情報
○月○日に退職したという事実を証明することと、なぜ退職したのかを記載することは別です。退職日が必要だからといって理由も一緒に請求する必要はありません。
退職理由には詳しいトラブルの経緯だけでなく「自己都合退職」「契約期間満了」「解雇」などの区分も含まれます。理由自体を書いてほしくないなら「詳細は不要です」だけで済ませず「退職の事由は請求しません」と伝える方が明確です。
この請求は証明書に載せる項目を選ぶものです。実際の退職理由を別の理由に変えたり、会社の人事記録を消したりする依頼とは分けて考えます。
請求前に提出先へ必要な項目を確認する
必要な項目だけを請求できても、その証明書で提出先の手続きが完了するかは別に確認が必要です。転職先や手続き窓口から「退職証明書を出してください」と言われたら何を確認するための書類なのか聞きましょう。
- 在籍期間と退職日の記載だけで足りるか
- 業務内容や役職の証明も必要か
- 退職理由欄は空欄でも受け付けてもらえるか
- 指定様式・原本・PDFなどの指定があるか
- 提出期限はいつか
退職理由を求められた場合は目的と代わりに提出できる書類を確認します。「理由を書かない証明書なら必ず受理される」とは考えず、発行を頼む前に必要な範囲をすり合わせてください。
提出先への確認例文
退職証明書について確認させてください。前職には在籍期間と退職日の証明を依頼する予定です。退職の事由を記載しない証明書でも受け付けていただけますでしょうか。
ほかに必要な項目や指定様式がありましたらお知らせください。退職理由の記載が必要な場合は確認の目的と代替書類の可否もご教示いただけますと幸いです。
提出先には書類の要件を確認すればよく、この問い合わせの段階で退職に至った事情を長く説明する必要はありません。
必要な項目だけを請求するメール・書面の例文
会社への依頼は「退職証明書をください」だけで終わらせず、記載してほしい項目と請求しない項目を両方書きます。電話で依頼した場合も同じ内容をメールなどに残すと認識の違いを確認しやすくなります。
在籍期間と退職日だけを請求するメール
件名：退職証明書の交付依頼（証明事項の指定）
人事・労務ご担当者様
○年○月○日付で退職した○○です。退職証明書を1通交付いただきたくご連絡しました。今回請求する証明事項は以下のとおりです。
【請求する事項】
使用期間（入社年月日から退職年月日まで。在籍期間と退職日が分かる記載）【請求しない事項】
退職の事由、業務の種類、事業における地位、賃金退職の事由は請求しておりませんので、自己都合・会社都合・解雇等の区分を含めて記載しないようお願いいたします。備考欄や本文にも退職理由を記載せず、上記の請求事項に限ってご証明ください。
送付先：〒○○○－○○○○ ○○県○○市○○
提出期限が○月○日のため、○月○日までの受け取りを希望しています。難しい場合は交付予定日をお知らせください。よろしくお願いいたします。
氏名：○○
在籍時の所属・社員番号：○○
連絡先：○○
郵送で請求する場合もこの本文を使えます。宛先・請求日・氏名を付け、控えを残してください。提出期限や受け取り方法は自分の状況に合わせて変更します。
法律上の交付義務は「遅滞なく」であり、この例文の希望日がそのまま法定期限になるわけではありません。退職証明書を「必ず7日以内に発行する」とする規定ではないため、急ぐときは提出期限を添えて交付予定を確認します。
業務内容も必要なら請求する事項に追加する
提出先から職務経験の証明も求められた場合は、請求事項を次のように変えます。請求しない事項から「業務の種類」を外すことも忘れないでください。
【請求する事項】
1．使用期間（入社年月日から退職年月日まで）
2．業務の種類（在籍中に従事した主な業務）【請求しない事項】
退職の事由、事業における地位、賃金
担当業務を具体的に証明してほしい場合は対象期間と実際の業務を添えて会社に確認してもらいます。事実と異なる肩書や仕事を書いてもらう依頼にはしないでください。
会社の書式に退職理由欄があっても全項目を請求する必要はない
申請フォームに選択欄がある場合は必要な項目だけを選びます。自由記入欄には「退職の事由は請求しません」と補足してください。
全項目入りの様式しかない場合は理由欄を記入しない形や、必要項目だけの別紙での発行を依頼します。会社の様式が理由欄付きであることと、本人が退職理由の証明を請求したことは別です。労働局の案内でも請求していない事項は記載できないとされています（栃木労働局「退職時の証明」）。
請求していない退職理由が書かれていたら再交付を依頼する
受け取ったら提出前に内容を確認します。「退職理由」欄だけでなく本文や備考に「一身上の都合により退職」などと書かれていないかも見てください。
理由を請求していなかった場合は当初の依頼文と届いた証明書を照らし合わせ、該当箇所を示して再交付を依頼します。理由が事実と一致しているかどうかと、請求していない事項が記載されたかどうかは別の問題です。
退職理由の記載を外してもらう依頼文
件名：退職証明書の記載事項の修正・再交付のお願い
人事・労務ご担当者様
退職証明書をご送付いただきありがとうございます。○月○日の依頼では使用期間のみを請求し、退職の事由は請求しない旨をお伝えしていました。今回の証明書には［記載箇所］に［実際に記載されている退職理由］との記載がありました。
労働基準法第22条第3項では請求していない事項を証明書に記載しないこととされています。恐れ入りますが退職の事由に関する記載を外し、使用期間のみを証明する内容で再交付をお願いいたします。
元の依頼メールを下記に引用します。提出期限が○月○日のため、再交付の予定日をお知らせいただけますと幸いです。
氏名：○○
連絡先：○○
この例文は当初の請求で退職理由を除外していた場合のものです。最初は全項目を請求していた場合は「今回は使用期間だけを証明する別の証明書をお願いします」と改めて請求します。元の証明書が請求どおりだったのに無断記載だったと伝える必要はありません。
手元の原本を自分で修正液やPDF編集で書き換えるのではなく、会社が発行した修正版を受け取りましょう。すでに提出した場合は提出先に差し替え方法を確認してください。
離職票の離職理由や解雇理由の証明とは分けて考える
似た名前の書類でも役割が違います。今回の依頼がどの書類に関するものかを明確にしておきましょう。
| 書類 | 主な用途・位置付け | 今回の請求との関係 |
|---|---|---|
| 退職証明書 | 会社が在籍期間や退職に関する事項を証明する | 本人が必要な事項を選んで請求する |
| 雇用保険の離職票・離職証明書 | 雇用保険の手続きで使う | 退職証明書で理由を請求しないこととは別の手続き |
| 解雇理由証明書 | 会社が示す解雇理由を確認する | 解雇理由を確認したい場合に別途請求を検討する |
離職票を受け取ったことを理由に退職証明書を請求できなくなるわけではありません。厚生労働省も両者を別の書類として説明しています（退職時の証明書に関するQ＆A・使用者の交付義務）。
また退職証明書の理由を省いても離職票の離職理由が省略・変更されるわけではありません。雇用保険の離職理由は受給手続きで確認される事項です。内容に異議がある場合は資料を用意してハローワークへ相談します（ハローワーク「雇用保険の具体的な手続き」）。
解雇を争うなど会社の説明を確認する必要がある場合は、提出用には理由を載せない証明書を求めつつ、理由を確認する書類は別に請求する方法があります。自分の手元に残す証拠と提出先が求める書類を混同しないようにしましょう。
発行・再交付に応じてもらえない場合の相談先
会社から返答がなければ請求した日と項目を示して進捗を確認します。「書式上できない」と言われた場合も退職理由を請求していないことを改めて伝えてください。
請求しても発行されない場合や不要な記載の修正に応じてもらえない場合は労働基準監督署へ相談します。次の資料があると経緯を説明しやすくなります。
- 請求した項目が分かるメール・申請書の控え
- 会社の回答とやり取りの日時
- すでに発行された証明書
- 入社日・退職日が分かる資料
- 提出期限がある場合はその案内
退職時の証明は退職後でも請求でき、請求回数に制限はありません。ただし請求権の時効は退職時から2年と案内されているため、必要になったら早めに依頼してください（厚生労働省のQ＆A・請求の回数と時期）。
退職理由をめぐる対立など証明書の発行以外にも問題がある場合は総合労働相談コーナーでも相談できます。
退職理由を書いてほしくないときは「必要な項目だけを請求する」という形で依頼しましょう。提出先に必要項目を確認し、会社には請求する事項と請求しない事項を文面で残すと希望する証明書を受け取りやすくなります。
